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資料作成中の「ガビーン!」を減らす簡単な方法

あなたは、パソコンでプレゼンやセミナーなどの資料を作っていて、こんな「ガビーン!」を経験したことはありませんか?

  • うっかり保存せずにファイルを閉じてしまった。
  • 間違って中身を全部消してしまい、その状態で保存してしまった。
  • コンセントが抜けて、パソコンの電源が落ちてしまった。

それまで進めていた仕事が振り出しに戻るという、モチベーションがガタ落ちする瞬間ですね(^_^;)

資料作成中の「ガビーン!」

こまめに保存するだけでは不十分かも

それらの「ガビーン!」を防ぐために、「こまめに保存することが大事」とよく言われます。
Windowsパソコンなら、保存は「CTRL+S」、つまりCTRLキーを押しながらSキーを押せば、たいていのソフトではその時点の内容が保存されます。

ですが2番目のケースのように、こまめに保存することがアダになることもあります。

そんな「ガビーン!」を減らすために、私がやっている方法を紹介します。

ファイルのバージョン管理

私がやっている方法は、ファイルのバージョン管理です。

作成中の資料の、ファイル名の後ろに日付と通し番号を付けて、作成途中の資料をとっておくというやり方ですね。

たとえばこの記事なら、ファイル名を

  • 資料作成中の「ガビーン!」を減らす簡単な方法_20150818_01.txt

と付けておきます。

資料作成が、ひと区切りついたところで保存して資料ファイルを閉じます。

ポイントは、資料作成を再開する時です。

(1)先ほど閉じたファイルをコピーします。

  • 資料作成中の「ガビーン!」を減らす簡単な方法_20150818_01.txt
  • 資料作成中の「ガビーン!」を減らす簡単な方法_20150818_01 – コピー.txt

(2)コピーしたファイルの、日付と通し番号を変更します。

  • 同じ日に再開する場合は、通し番号を1つ上げます。
    • 資料作成中の「ガビーン!」を減らす簡単な方法_20150818_01.txt
    • 資料作成中の「ガビーン!」を減らす簡単な方法_20150818_02.txt
  • 翌日以降に再開する場合は、日付を更新して、通し番号を「01」にします。
    • 資料作成中の「ガビーン!」を減らす簡単な方法_20150818_01.txt
    • 資料作成中の「ガビーン!」を減らす簡単な方法_20150818_02.txt
    • 資料作成中の「ガビーン!」を減らす簡単な方法_20150820_01.txt

(3)最新日付・最新通し番号の資料ファイルで資料作成を続けます。

こんな感じで、それまで作った資料ファイルをとっておいて、続きは別ファイルで進めていくわけです。

もちろんこのやり方では、作業中の資料ファイルでの「ガビーン!」を完全に防ぐことはできません。
ですが、「ガビーン!」のダメージを減らすことはできます。最悪でも、直前の資料ファイルをコピーし直せばいいんですから。

この作業は、トイレに行く時など、こまめにやると効果が高いです。

なお、1つの資料につき、ファイル数が多くなりますので、資料ごとにフォルダーを作って管理することをおすすめします。

プチ起業だけでなく、会社で資料を作る時にも使えます。
お試しください。

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