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メールをGmailにバックアップ&自動振り分け

おはようございます。ときたです(^^)/

先週、Googleアカウントの作成方法について書きました。
Googleアカウントを普通に作成すると、Gmailが使えるようになります。
(元々持っていたメールアドレスで作成した場合はGmailは使えません。)

Googleアカウント自体で15GB(2013年11月11日現在)の領域を使用できますので、普段使っているメールをGmailにバックアップしておくと、うっかり削除してしまったり、レンタルサーバーが事故を起こしてしまった時など、非常に助かります。

Gmailへのバックアップ自体は、

  • 受信メール
    普段使っているメールアドレスで、自動転送を設定します。
  • 送信メール
    メール送信時に、BccにGmailのメールアドレスを設定して、自分のGmail宛てにも送信します。
    (こちらは、メールソフトに自動設定機能がなければ手動で設定します。)

でできるのですが、どうせなら受信メールと送信メールを自動的に振り分けて保管しましょう!

というわけで、自動振り分けの設定方法(フィルタの作成方法)です。
(2013年11月11日現在の方法です。)

例として、当事務所の受信メールを「WDT受信」というフィルタに振り分ける設定で記述します。

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(1) Googleアカウントにログインして、Gmailの画面に移動し、Gmailの画面上部にある検索ボックスの右端にある▼マークをクリックします。

Gmail画面

(2) 検索画面がポップアップ表示されますので、「To」の欄に自分のメールアドレス(ここでは当事務所のメールアドレス)を入力した後、画面右下の「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。
(受信メールですから「To(宛先)が自分」のメールですね。この画像を用意している時、私も間違えました^_^;)

Gmail検索画面

(3) フィルタ設定画面が表示されます。

フィルタ設定画面・設定前

(4) フィルタ設定画面で、「受信トレイをスキップする(アーカイブする)」と「ラベルを付ける:」にチェックを入れます。
 次に「ラベルを選択…」をクリックすると、ラベル選択画面が表示されますので、「新しいラベル」をクリックします。

フィルタ設定画面・設定途中

(5) 新しいラベルを設定する画面が表示されますので、ラベル名(ここでは「WDT受信」)を入力した後に「作成」を押します。

ラベル新規作成画面

(6) ラベルが作成されて、フィルタ設定画面に戻りますので、画面左下の「フィルタを作成」を押します。

フィルタ設定画面・設定直前

(7) 自動振り分けのフィルタが作成されました。

Gmail検索画面・フィルタ設定完了

同様にして、送信メールは「From」の欄に自分のメールアドレスを入れてフィルタを作ればOKです。

また、同様のやり方でお客様ごとにメールを振り分けることもできます。その他の使い方は皆さんで考えてみてください。

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メールに限らず、バックアップは大切です。
もちろんWordPressも!(この一言で、強引に「WordPress関連」のネタにします^_^;)

それでは今週も、にこやかに(^^)/